Konsep Dasar Sistem

Pengertian Konsep Dasar Sistem Informasi

1.     SISTEM

Sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.

A.    Karakteristik Sistem

1. Mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.

2. Mempunyai batas sistem (boundary).

3. Mempunyai lingkungan luar (environment).

4. Mempunyai penghubung (interface).

5. Mempunyai tujuan (goal).

B.     Klasifikasi Sistem

Parameter pengklasifikasian sistem adalah antara lain:

1. bentuk,

2. penciptaan oleh manusia,

3. Kepastian,

4. hubungan sistem dengan lingkungan luar sebagai

top-sistem.

Klasifikasi Sistem menurut Bentuk

1. Sistem abstrak (abstract system),

Adalah sistem yang secara phisik tidak dapat diwujudkan tetapi secara konseptual dapat dijelaskan.

Contohnya adalah sistem ke-Tuhanan.

2. Sistem phisik (physical system),

Adalah sistem yang secara phisik dapat diwujudkan bentuknya.

Contohnya adalah sistem-sistem di sekitar kita yang dapat kita tunjukan bentuknya secara nyata.

Klasifikasi Sistem menurut Penciptaan Sistem oleh Manusia.

1. Sistem alamiah (natural system),

Adalah sistem yang secara alamiah sudah ada di sekitar kehidupan manusia.

Contohnya adalah sistem tata surya, sistem social masyarakat dan lain sebagainya.

2. Sistem buatan manusia (human made system),

Adalah sistem yang secara langsung terwujud ada keterlibatan manusia sebagai pencipta sistem tersebut walaupun secara tidak absolut manusia adalah pencipta sistem tersebut.

Contohnya adalah sistem komputer .

Klasifikasi Sistem menurut Tingkat Kepastian

1. Sistem pasti (deterministic system),

adalah sistem yang dapat secara pasti dapat dinyatakan dalam penentuan komponen-komponennya, khususnya pada ketentuan prosesnya secara pasti dapat ditentukan hasilnya.

Contohnya adalah sistem perhitungan terhadap bilangan riil.

2. Sistem probabilistik (probabilistic system),

Adalah sistem yang tidak secara pasti dapat dinyatakan dalam penentuan komponen-komponennya, khususnya pada ketentuan prosesnya yang secara tidak pasti dapat ditentukan

hasilnya.

Contohnya adalah sistem perhitungan statistik, sistem penunjang keputusan dan lain sebagainya.

Klasifikasi Sistem menurut Hubungan dengan Lingkungan Luar

1. Sistem tertutup (closed system),

Adalah sistem yang tidak mempunyai hubungan dengan lingkungan luar sebagai top sistem dan dalam siklus hidupnya sistem ini tidak melakukan pertukaran masukan atau keluaran dari lingkungannya. Penjelasan hal ini berhubungan dengan pernyataan bahwa alam adalah sebuah sistem yang terdiri dari sub-sistem yang saling terkait.

2. Sistem terbuka (open system),

Adalah sistem yang bekerja dengan melakukan pertukaran masukan dan keluaran dari lingkungan luar sistem, digambarkan sebagai jalur atau garis umpan balik (feedback) pada model umum sistem.

2.     KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Komponen sistem informasi

1. Komponen input

2. Komponen model.

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output.

4. Komponen teknologi.

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware.

6. Komponen software.

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data.

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen kontrol.

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

3.      PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan tingkatan sebagai berikut :

Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.

Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya.

Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem

Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan design.

Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.

Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.

Contoh sistem Informasi

1. Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.

2. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.

3. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.

4. Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.

5. Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.

KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

A.  Klasifikasi sistem informasi

1.      Sistem informasi berdasarkan level organisasi

a)      Level operasional

 Mendukung manajer operasional dengan menyimpan berbagai aktivitas elementer dan transaksi dari organisasi, memantau kegiatan/transaksi rutin harian dalam organisasi.

Contoh: Sistem penggajian, sistem pemrosesan transaksi

b)       Level fungsional

Membantu mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam bisnis dan untuk membantu organisasi mengendalikan pekerjaan administrasi. Sistem informasi pada level ini dirancang untuk pengamatan, pengendalian, pembuatan keputusan dan aktivitas administrasi manajer tingkat menengah.

Contoh:

1)Sistem Pakar(Expert Sistem)

Sistem informasi yang berisi pengetahuan dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi.

2)Artificial Neural Network (ANN)

Contoh: Digunakan untuk memprediksi harga saham

3)SPK (sistem peneunjang keputusan)/DSS (Decision support sistem)

4)Sistem Informasi Geografis (SIG)

Sistem yang menggunakan bentuk peta secara geografis

c)      Level Manajerial

Membantu perencanaan jangka panjang oleh manajer senior

2.     Sistem informasi berdasarkan aktifitas manajemen

Tujuan perusahaan-perusahaan bisnis menggunakan sistem informasi :

a. Keunggulan operasional

Memaksimalkan efisiensi operasi perusahaan untuk mencapai profitabilitas yang lebih tinggi

b. Produk, Jasa dan model bisnis baru

Cara perusahaan memproduksi, menyampaikan, dan menjual produk dan jasa adalah untuk menciptakan keuntungan perusahaan.

c.Kelangsungan usaha

Contoh sistem informasi berdasarkan aktifitas management :

a. Sistem informasi perbankan

b. Sistem informasi akademik

c. Sistem informasi kesehatan

d. Sistem informasi asuransi

e. Sistem informasi perhotelan

3.      Sistem informasi berdasarkan fungsionalitas bisnis

Tujuan:

a. Menyediakan informasi yang digunakan dalam perhitungan harga pokok jasa, produk yang diinginkan manajemen.

b.Menyediakan informasi yang digunakan dalam perencanaan, pengendalian,pengevaluasian dan perbaikan.

c. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

Contoh sistem informasi berdasarkan fungsionalitas bisnis :

a. Sistem informasi Akuntansi

b. Sistem informas keuangan

c. Sistem informasi manufaktur

d. Sistem informasi pemasaran

e. Sistem informasi sumber daya manusia

SISTEM INFORMASI BERBASIS INTERNET

A.    Konsep E-Business

E-business merupakan kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dan semi otomatis  menggunakan teknologi elektronik yang memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal secara lebih efisien dan fleksibel.

7 Strategi taktis dalam e-business

1.      Fokus

Produk-produk yang dijual diinternet harus menjadi bagian yang fokus dari masing-masing manajer produk

2.      Banner berupa teks

Respons dari banner berupa teks jauh lebih tinggi dari banner yang berupa gambar.

3.      Ciptakan 2 level afiliasi

Memiliki distributor penjualan utama dan agen penjualan kedua yang membantu bisnis.

4.      Manfaatkan kekuatan e-mail

5.      Menulis artikel

kebanyakan penjualan adalah hasil dari proses edukasi/sosialisasi sehingga produk dipasarkan melalui tulisan yang informative

6.      Lakukan e-marketing (pemasaran secara online)

7.      Komunikasi instan.

Terus mengikuti perkembangan dari calon pelanggan untuk menjaga kepercayaan.

Dimensi Ruang Lingkup E-business

Dimensi ruang lingkup e-business dijelaskan dengan prinsip 4w (What,Where,Who,Why). (Efram Turban)

1.      What

Collaboration, Transaction, Information

2.      Who

value network,customers, firm

3.      Why

Transformational outcomes, Relationship outcomes,Cost outcomes

4.      Where

Hosted In-House, Hosted Remotely,Hosted Anywhere

Keunggulan kompetitif dengan pemanfaatan E-Business

1.      Pada level Operasional, mudah bagi perusahaan untuk meniru model bisnis dari perusahaan lain yang telah sukses.

2.      Perusahaan mampu melayani pelanggan selama 7 hari seminggu dan 24 jam sehari.

3.      Rendahnya switching cost (kemudahan mereka berinteraksi/berpindah- pindah perusahaan dengan biaya murah)

4.      Internetworking memaksa perusahaan untuk bekerjasama dengan berbagai mitra bisnis untuk dapat menawarkan produk/jasa secara kompetitif.

Keuntungan E-Business

1.      Revenue stream (aliran pendapatan)yang lebih menjanjikan

2.      Dapat meningkatkan market exposure(pangsa pasar)

3.      Menurunkan biaya operasional (operating cost)

4.       Melebarkan jangkauan (global reach)

5.       Meningkatkan customer loyality

6.      Meningkatkan supplier management

7.      Memperpendek waktu produksi

8.      Meningkatkan value chain (mata rantai pendapatan)

Contoh e-business

1.      Surat elektronik (E-mail)

2.      Surat suara (voice mail)

3.      Sistem percakapan tertulis (Chating)

4.      Forum diskusi,

contoh KapanLagi.com, KASKUS.com

5.      Video conference

B.     Konsep E-commerce

E-commerce merupakan suatu tindakan melakukan transaksi bisnis secara elektronik dengan menggunakan internet sebagai media komunikasi yang paling utama (Robert E. Johnson) E-commerce merupakan bagian dari ebusiness, dimana e-business lebih luas cakupannya tidak hanya sekedar perniagaan tetapi juga mencakup pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, dan lowongan pekerjaan.

Jenis-Jenis E-Commerce

1.      Business to business (B2B)

B2B menggambarkan transaksi perdagangan antara perusahaan, B2B juga digunakan dalam konteks komunikasi dan kolaborasi. Transaksinya menggunakan EDI (Electronic Data Interchange) sbg pertukaran data antara komputer antar berbagai organisasi)dan email untuk pembelian barang dan jasa, informasi & konsultasi.

Contoh:transaksi antara produsen dan grosir.

Manfaat dan Keunggulan B2B adalah

a.   Hemat waktu dan praktis menu dalam situs layanan B2B khusus menyediakan produk pelanggan terkait, tanpa harus mencari di katalog produk.

b.      Efektif dan efisien, pelanggan B2B tidak perlu melewati proses negosiasi harga yang panjang, karena sudah disepakati di awal.

c.       Keuntungan yang besar mengurangi biaya administrasi, surat menyurat transaksi/ riset harga pasar.

d.      Kerahasiaannya aman dan terjamin

e.       Transaksi yang transparan.

2.      Business to Costumer (B2C)
     Kegiatan e-business dalam pelayanan secara langsung kepada konsumen melalui barang/jasa (transaksi pasar).

Keuntungan B2C :

a.       Penawaran harga dapat berubah sewaktu-waktu

b.      Berbelanja dapat lebih cepat dan mudah

c.       Layanan call center tercantum dalam web site

Contoh perusahaan yang melayani B2C:

www.dell.com, www.amazon.com,

www.cisco.com, www.drugstore.com

3.      Costumer to Costumer (C2C)

Karakteristik C2C adalah :

a.       Pada lingkup konsumen ke konsumen bersifat khusus karena transaksi yang dilakukan hanya antar konsum

      contoh:lelang barang.

b.      Internet sebagai sarana tukar menukar informasi tentang produk,harga,kualitas dan pelayanan

c.       Konsumen membentuk komunitas pengguna/penggemar suatu produk.

4.      Costumer to Business (C2B)

    C2B merupakan model bisnis dimana konsumen menciptakan nilai, dan perusahaan mengkonsumsi nilai ini.

Contoh:

perdagangan elektronik model bisnis, dimana konsumen dapat menawarkan produk dan layanan untuk perusahaan dan perusahaan membayar mereka.

Pengertian Analisa Proses Bisnis

Pengertian Analisis

Analisis merupakan  kajian yang dilakukan guna untuk mengetahui strukturnya secara lebih mendalam. Analisis membutuhkan kegiatan/tenaga lebih ekstra untuk memahami suatu masalah secara lebih mendetail.

Pengertian Proses

Proses merupakan urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil.

Proses terdiri dari 2 (dua) jenis:

-          Proses Alami:

Proses yang berjalan dengan sendiri tanpa didesain, seperti: proses penyerbukan  bunga.

-          Proses Didesain:

Proses berjalan yang didesain, seperti: proses pendaftaran mahasiswa. Proses ini didesain oleh Bagian Pendaftaran di UMK.

Pengertian Bisnis

Bisnis dapat diartikan mencari/mendapatkan keuntungan. Bisnis merupakan  suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan keuntungan. 

Pengertian Proses Bisnis (1)

1.       Definisi dari Hammer dan Champy’s (1993):

            “kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih inputan dan menghasilkan output yang bermanfaat/bernilai bagi pelanggan”

2.      Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya.

Pengertian Analisa Proses Bisnis

Analisis Proses Bisnis adalah Kajian yang dilakukan untuk mengetahui urutan pelaksanaan dalam suatu organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan dengan menggunakan berbagai sumber daya.  Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Karakteristik Proses Bisnis

a.       Definitif

Definitif adalah suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

b.      Urutan

Urutan adalah suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

c.       Pelanggan

Pelanggan adalah suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

d.      Nilai tambah

Nilai tambah adalah transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

e.       Keterkaitan

Keterkaitan adalah suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.

f.       Fungsi silang

Fungsi silang adalah suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

g.      Pemilik proses

Pemilik proses adalah orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

Tipe Proses Bisnis

Terdapat tiga jenis proses bisnis:

-                  Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis

-          Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.

-             Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.